Universal Information Collector (UIC) opent je bestanden
Hoe maak je van gegevens informatie? Dat is het centrale vraagstuk van informatiemanagement. Gegevens zijn volop aanwezig maar hoe combineer en presenteer je al die gegevens, zodat het informatie wordt? In het huidige ICT-tijdperk is het een raar fenomeen dat de meeste applicaties prima in staat zijn om gegevens op te slaan, maar dat informatie geven een stuk lastiger is. En dat is toch precies waar gebruikers op zitten te wachten en waar ICT een duidelijk toegevoegde waarde moet zijn.
Informatie heeft een aantal bijzondere kenmerken.
- Informatie is samenvattend
Bij informatie is het van belang om alleen dat weer te geven waar het om gaat, dus de conclusie of uitkomst. - Informatie is persoonlijk
Niet iedereen in een organisatie heeft dezelfde informatiebehoefte. Een directeur wil zien hoe de totale omzet zich ontwikkelt. Een vertegenwoordiger wil het zien van zijn klanten en een productmanager van zijn producten. - Informatie heeft een beperkte houdbaarheid
Informatie moet actueel zijn maar veroudert snel. Het gevaar van lijstjes is dat ze na een paar dagen al niet meer actueel zijn. In dat geval wordt de informatie niet meer vertrouwd of worden verkeerde conclusies getrokken. - Informatie moet uitnodigen.
Een manager wil niet elke dag hetzelfde lijstje met dezelfde gegevens. Op die manier verliest informatie zijn kracht. Informatie moet alleen gegeven worden als er iets te melden valt. De ontvanger moet er door geprikkeld worden en niet automatisch de inhoud kennen. Op die manier wordt de informatie beter opgenomen.
Communiceren met informatie
Belangrijk bij het geven van informatie is de verpakking waarin het gebracht wordt. De informatie moet duidelijk en overzichtelijk gepresenteerd worden, eventueel ondersteund door grafieken of afbeeldingen. Het moet uitnodigen om nader bestudeerd te worden.
In bijna alle organisaties bevinden gegevens zich in meerdere geautomatiseerde systemen. Denk aan financiële en logistieke systemen (ERP), aan commerciële systemen (CRM) of aan simpelweg talloze Excel-bestandjes.
Zelden beperkt informatie zich tot een enkel gegevensbestand. Vaak bestaat de behoefte om financiële gegevens te relateren aan commerciële gegevens. En daarbij zou het toch handig zijn als er nog wat gegevens uit een Excel lijstje aan kunnen worden toegevoegd. In de meeste gevallen leidt dit tot … nieuwe Excel-bestandjes. UIC brengt hier verandering in.
Universal Information Collector (UIC)
Met UIC is men in staat om gegevens uit meerdere onafhankelijke systemen te integreren tot één platform. Er wordt geen nieuwe database gemaakt. Er wordt alleen gelezen uit onderliggende gegevensbronnen, ongeacht welke dat zijn.
Met de Universal Information Collector techniek is het mogelijk om met een enkele zoekopdracht tegelijk in al die onderliggende systemen te zoeken naar de gewenste informatie.
Vervolgens kan die informatie op alle mogelijke manieren gecombineerd en gepresenteerd worden: in een (dynamisch gebouwd) Excel-bestand, in een rapport of grafiek, in een andere applicatie, op een website of intranetsite of in In2CRM.
Als voorbeeld een case: het inzetten van UIC bij ROGRO
Firma ROGRO bestaat uit meerdere vestigingen en heeft meerdere bedrijfsactiviteiten. Door de beperkte samenhang van de activiteiten beschikt men (noodgedwongen) over vier logistieke pakketten, elk perfect toegerust voor de eigen activiteit. ROGRO heeft wel gekozen voor één financieel pakket, maar door de bedrijfsstructuur heeft elke vestiging van ROGRO eigen administraties.
Daarnaast beschikt men over één centraal CRM-systeem.
In de oude situatie kostte het maandelijks enkele dagen alvorens alle gegevens waren samengevoegd en samengevat in een aantal Excel sheets, die de basis vormden voor de commerciële en financiële verslaggeving van ROGRO.
Met de komst van UIC bestaat dit proces niet meer. Op elk gewenst moment is de samenhangende informatie nu beschikbaar. Met UIC is het technisch mogelijk geworden gegevens rechtstreeks uit de bronbestanden te lezen (financieel en commercieel systeem en de vier logistieke pakketten). ‘s Nachts start UIC een proces dat de gewenste gegevens leest uit de verschillende systemen en ze daarna samenvoegt tot het gewenste formaat.
Veel oude overzichten en lijstjes zijn vervangen, door ze via UIC op te nemen in het CRM-systeem. Hierdoor krijgt elke medewerker in de organisatie de juiste informatie op het juiste moment, maar alleen als er wat te melden is.
ROGRO bevestigt dat deze nieuwe werkwijze niet alleen een efficiëntieverbetering is, maar ook dat er sneller meer en betere informatie beschikbaar is, waar iedereen in het bedrijf zijn of haar voordeel mee kan doen.