Downloaden als PDF
Gebruikers kunnen onderweg gebruikmaken van In2CRM zonder netwerkverbinding via de replicatiemethodiek van In2CRM. De server wisselt de wijzigingen uit zodra er weer verbinding is met het netwerk. Deze methode werkt prima voor data-replicatie, maar niet voor documenten. Hoe kun je onderweg toch beschikken over je documenten?
Er zijn verschillende methodes om onderweg of thuis toch toegang te hebben tot documenten en sjablonen. We beschrijven een aantal methodes. Let op: dit geldt alleen voor offline-omgevingen en niet voor Terminal Server of Citrix-omgevingen. Daar speelt deze problematiek niet.
Drive-letters of UNC-paden?
Zoals te lezen is het voor deze methodes van groot belang of gekozen wordt voor bestandspaden op basis van driveletters of op basis van UNC.
De keuze wordt gemaakt onder instellingen / bestandlocaties. De wijze waarop hier paden worden ingevoerd, bepaalt de werking. Overigens is het later altijd mogelijk om paden te wijzigen. Er is een script beschikbaar via de consultant. Dit script heet ‘Update documentpaden.sql’.
Toegang via VPN
De eenvoudigste methode is toegang via VPN. Dit betekent feitelijk dat er geen documentensynchronisatie plaatsvindt. De gebruiker maakt offline eerst verbinding via VPN. Dezelfde paden zijn nu beschikbaar als op kantoor. Vaak zal gekozen worden voor een UNC constructie. Het nadeel is dat deze systematiek behoorlijk vertragend zal werken. Voor incidenteel gebruik is het echter prima.
Windows Offline Availability
Deze methode is alleen aan te raden vanaf Windows 7. Het werkt alleen op basis van UNC-paden. Als gebruiker ga je naar het pad waar de documenten zich bevinden en kies je met de rechtermuisknop voor ‘Bestanden offline beschikbaar’. Windows regelt nu dat alle bestanden in deze locatie zonder fysieke netwerkverbinding toch beschikbaar zijn. De synchronisatie gaat twee kanten op zodra er netwerkverbinding is.
In theorie is het de beste manier om gegevens altijd beschikbaar te hebben. Echter de ervaring leert dat Windows Offline Availability niet altijd betrouwbaar is en bovendien slecht te beheren. Windows biedt geen tools om dit proces te beïnvloeden. Op internet zijn wel wat tools beschikbaar zoals Robocache, maar dit vereist wel veel technische kennis.
Een aantal nuttige links:
Document synchronisatietools
Er zijn talloze file-synchronisatie-tools beschikbaar. Sommige zijn gratis, anderen zijn betaald. Als je voor deze tools kiest, heb je niets meer aan UNC namen, maar zul je moeten kiezen voor driveletters. Het is daarbij vereist dat de driveletter op het fysieke netwerk dezelfde is als de driveletter die je offline gebruikt. Gebruikers zonder offline mogelijkheden hebben dus dezelfde mapping naar de server, terwijl een offline gebruiker een mapping heeft naar een lokaal deel van zijn systeem.
Stel dat je In2CRM documenten zich bevinden op \\server\in2crm\documenten. Alle gebruikers krijgen een drive-letter toegewezen, bijvoorbeeld I:. Deze driveletter verwijst naar de share. Systeembeheer zal ervoor moeten zorgen dat alle In2CRM gebruikers deze driveletter ook daadwerkelijk hebben.
Voor offline gebruikers is het een ander verhaal. Zij stellen hun synctool in om gegevens uit \\server\in2crm\documenten te synchroniseren naar bijvoorbeeld de map ‘d:\in2crm’. De synctool zorgt er nu voor dat beide locaties dezelfde bestanden hebben. De offline-gebruiker maakt nu een drivemapping naar zijn lokale directory. Er zijn twee mogelijkheden om dit te doen. Het kan via Subst met ‘subst I: d:\in2crm’ of via ‘NET USE I: \\[naam lokaal systeem]\d$\in2crm /PERSISTENT:YES’. Persoonlijk heeft dit laatste mijn voorkeur omdat de gebruiker de naam van deze mapping aan kan passen eventueel. Door de toevoeging ‘Persistent’ wordt ervoor gezorgd dat Windows bij het opstarten de mapping aanmaakt. Let er natuurlijk op dat de gebruiker dezelfde driveletter gebruikt als op de server.
Er zijn meerdere tools die documenten kunnen synchroniseren. Wij adviseren Goodsync, o.a. omdat deze tool ook kan synchoniseren via Webdav. Daarmee is het mogelijk om documenten te synchroniseren zonder dat de VPN nodig is. Het vereist natuurlijk wel de nodige netwerkinstellingen van de systeembeheerder.
Voorbeelden van sync-tools:
Dropbox, Google Drive etc.
Een heel andere methode is om synchronisatie over te laten aan tools als Dropbox en Google Drive. Dit zal vooral voor kleinere organisatie wel handige methode kunnen zijn. Belangrijk is weer dat er een driveletter-mapping plaatsvindt op de directory en dat deze voor alle gebruikers gelijk is, ook voor hen op het netwerk.
Een bijkomend voordeel is dat er een backup buiten de deur staat en dat er meerdere versies van bestanden worden bewaard.
